Executive Assistant/Adjoint de direction

Blue Shark Solutions Inc Columbia, SC 2019-04-12

Job Summary

Reporting to the President & CEO, the Executive Assistant provides confidential high level administrative support and manages the flow of information and materials to ensure professional and efficient operation of the CEO’s office.  Auxiliary support may be required for the members of the Executive team. Fluency in French and English is a requirement. 

Responsibilities

  • Manage the calendar of the CEO which includes prioritizing projects, scheduling meetings, establishing suitable venues, preparing materials for meetings, ensuring the executive stays on track and organized throughout the day 
  • Coordinates travel arrangements and prepares related travel itineraries and meeting agendas for the CEO and/or others as appropriate
  • Prepares and/or drafts a variety of confidential correspondence, reports and presentation materials
  • Maintains contacts for the CEO and ensures that they are appropriately transferred to corporate distribution lists
  • Responsible for organizing multi-faceted events/meetings.  This includes budgets, arranging and configuring meeting space, coordinating catering and audio-visual services   
  • Attends meetings when needed to record and distribute meeting minutes
  • Acts as liaison with various individuals both internally and externally, at all levels of the organization with the highest level of customer service
  • Processes expense claims primarily for the CEO and reconciles corporate credit card statements
  • Liaises with Communications to disseminate communiques from the CEO to recipients such as government, stakeholders and the community
  • Phone call management will include screening and prioritizing all phone calls
  • May supervise the work of administrative support staff
  • Ad hoc duties and special projects as required
  • Assists in the preparation of all Board meeting materials.

Qualifications and Experience

  • Completion of a post-secondary business and/or office program, coupled with a minimum of 10 years’ relevant executive assistance experience; or an equivalent combination of training and experience
  • Experience providing support to a Board of Directors
  • Demonstrated ability to effectively prioritize work, manage deliverables and handle multiple tasks simultaneously in a fast-paced environment
  • Able to think critically and exercise independent and sound judgment in anticipating needs and taking initiative
  • Professional and calm, maintaining discretion and confidentiality at all times
  • Excellent interpersonal skills to work in a dynamic, team oriented environment requiring flexibility, adaptability and highly developed organizational skills
  • Advanced MS Office skills
  • Exceptional communicator (written & verbal) with professional but friendly attitude
  • Strong attention to detail while successfully juggling competing and changing priorities
  • Must be a self-starter who is comfortable taking initiative
  • Must be flexible in work hours to accommodate operational demands requiring the occasional early morning or later afternoon meetings

Adjoint de direction

Résumé des fonctions

Relevant directement du président et chef de la direction, l’adjoint de direction fournit un soutien administratif confidentiel de haut niveau et gère le flux de l’information et des documents pour assurer le fonctionnement professionnel et efficace du bureau du président et chef de la direction. Un soutien auxiliaire aux membres de l’équipe de direction pourrait aussi être requis. Le titulaire du poste doit être bilingue (anglais et français).

Fonctions :

  •  Gérer l’agenda du président et chef de la direction, ce qui signifie notamment établir l’ordre de priorité des projets, programmer les réunions, trouver des locaux appropriés, préparer les documents pour les réunions et veiller à ce que les membres de la direction soient sur la bonne voie et bien organisés tout au long de la journée.
  • Coordonner les préparatifs de voyage et préparer les itinéraires connexes ainsi que les agendas de réunions du président et chef de la direction et d’autres membres de la direction, si nécessaire.

  • Préparer ou rédiger divers rapports et documents de présentation ainsi que la correspondance officielle.

  • Tenir à jour les contacts du président et chef de la direction et voir à ce qu’ils soient correctement acheminés vers les listes de distribution de l’entreprise.

  • Voir à l’organisation d’événements ou de réunions à volets multiples, ce qui inclut l’établissement du budget, l’organisation et la configuration des salles de réunion et la coordination des services de traiteur et audiovisuels.

  • Assister aux réunions au besoin pour consigner et distribuer les procès‑verbaux.

  • Assurer la liaison avec diverses personnes, tant à l’interne qu’à l’externe, à tous les échelons de l’organisme avec l’échelon supérieur du service à la clientèle.

  • Traiter les remboursements de dépenses, surtout pour le président et chef de la direction, et rapprocher les relevés de cartes de crédit de l’entreprise.

  • Assurer la liaison avec le service des Communications pour diffuser les communiqués du président et chef de la direction aux destinataires comme le gouvernement, les intervenants et les membres de la communauté.

  • Gérer les appels téléphoniques, notamment en faisant le tri pour en établir l’ordre de priorité.

  • Superviser, s’il y a lieu, le travail du personnel de soutien administratif.

  • S’acquitter de tâches ponctuelles ou de projets spéciaux, sur demande.

  • Aider à la préparation de tous les documents des séances du conseil d’administration.

 Qualification et expérience :

  • Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires ou en secrétariat avec au moins 10 années d’expérience pertinente à titre d’adjoint de direction; ou combinaison équivalente de formation et d’expérience

  • Expérience de soutien administratif à un conseil d’administration.

  • Capacités manifestes à bien prioriser les tâches, à gérer les produits livrables et à accomplir simultanément plusieurs tâches dans un milieu de travail au rythme rapide.

  • Aptitude à faire preuve d’esprit critique, d’indépendance d’esprit et de discernement pour aller au‑devant des besoins et faire preuve d’initiative.

  • Aptitude à faire preuve de professionnalisme et de calme, à assurer la discrétion et la confidentialité en tout temps.

  • Excellent entregent permettant de travailler dans un environnement dynamique axé sur le travail d’équipe et exigeant souplesse, adaptabilité et très bon sens de l’organisation.

  • Très bonne connaissance de MS Office.

  • Excellentes aptitudes à la communication (écrite et orale) avec attitude professionnelle, mais amicale.

  • Attention aux détails et aptitude à tenir compte de l’évolution des priorités.

  • Personne entreprenante sachant faire preuve d’initiative.

  • Souplesse quant aux heures de travail pour répondre aux exigences opérationnelles nécessitant à l’occasion la tenue de réunions tôt le matin ou tard l’après‑midi.